Prince2 Projektmanagement

TestmanagementDie Welt verändern, ein Bug nach dem anderen…

PRINCE2:2009™ (PRojects in a Controlled Environment)


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  • Definitionen & Abgrenzungen

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    PRINCE2 ist eine prozessorientierte und skalierbare Projektmanagementmethode.

    PRINCE2 gibt Handlungsempfehlungen für jede Projektphase.

    PRINCE2 kann an die Organisation und an die Projektgröße angepaßt werden.

    In PRINCE2 wird ein
    Projekt folgendermaßen definiert:

    Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.“

    Nach DIN 69901 wird Projektmanagement wie folgt definiert:

    „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eins Projekts.“

  • Umfang

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    PRINCE2 besteht aus:

    • 7 Grundprinzipien
    • 7 Themen (=Wissensgebiete)
    • 7 Prozessen
    Weiterhin gibt es 6 Projektziele (=Dimensionen):
    • Kosten
    • Zeitrahmen
    • Qualität
    • Umfang
    • Risiken
    • Nutzen
    und
    • 26 Managementprodukte
    • 3 Planungsebenen (Projektplan, Phasenplan, Teamplan)
    • 2-n Managementphasen (Initiierungsphase, nachfolgende Managementphase(n) und die letzte Managementphase)
    • folgende Rollen: Lenkungsausschuss (Auftraggeber, Benutzervertreter, Lieferantenvertreter), Projektmanager, Teammanager
    • 40 Aktivitäten (SU1-SU6 usw.)
    • Techniken (produktbasierte Planung, Änderungssteuerungstechnik und die Qualitätsprüfung)
  • Management- und Spezialistenprodukte

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    Insgesamt sind 26 Managementprodukte definiert.
    Sie unterliegen der Anpassung an die Projektumgebung. Die Produktbeschreibungen enthalten den Zweck eines jeden Managementprodukts, seine Zusammensetzung mit inhaltlichen Erläuterungen, sowie die Qualitätskriterien, die bei der Erstellung zu beachten sind.
    Baseline-Managementprodukte (Referenz) enthalten bestimmte Aspekte des Projekts als Ausgangsbasis und unterliegen nach der Freigabe einer formalen Änderungssteuerung:
    • Arbeitspakete
    • Produktbeschreibungen
    • Strategien (Risikomanagement, Konfigurationsmanagement, Qualitätsmanagement und Kommunikationsmanagement)
    • Projektleitdokumentation (PID) mit Business Case, Risikomanagementstrategie, Konfigurationsmanagementstrategie, Qualitätsmanagementstrategie und Kommunikationsmanagementstrategie, Projektplan
    • Pläne (Phasen, Team, Ausnahmen)
    • Nutzenrevisionsplan
    Aufzeichnungen (Records) enthalten dynamische Informationen über den Projektfortschritt:
    • Erfahrungsprotokoll
    • Register (Qualitätsregister, Risikoregister, Register offener Punkte)
    • Projekttagebuch
    • Konfigurationsdatensatz
    Berichte (Reports)
    Dazu zählen:
    • Projektstatusbericht
    • Phasenabschlussbericht
    • Ausnahmebericht
    • Projektabschlussbericht (inkl. Erfahrungsbericht)
    • Teamstatusbericht
    • Erfahrungsbericht
    • Offene-Punkte-Bericht
    • Produktstatusauskunft
    Von den Managementprodukten sind die „Spezialistenprodukte“ zu unterscheiden. Spezialistenprodukte sind die eigentlichen Liefergegenstände eines Projekts.
    PRINCE2 fokussiert auf das Projektmanagement dieser Lieferergebnisse, aber nicht auf die Erstellung selbst. Daraus folgt, dass die Spezialistenprodukte auch beispielsweise mittels eines
    Scrum Frameworks hergestellt werden könnten.
  • Anpassen an die Projektumgebung

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    PRINCE2 ist für kleine als auch für große Projekte adaptierbar.

    Kein Anpassen der Grundprinzipien
    Es dürfen die PRINCE2- Grundprinzipien NICHT angepasst werden. Sie müssen also in jedem Falle immer angewendet werden.

    Anpassungen für besonders kleine Projekte
    • Nach der Initiierungsphase gibt es lediglich eine weitere Umsetzungsphase (SB, CS, CP)
    • Der Projektmanager übernimmt die Rolle des Teammanagers und der Projektunterstützung
    • Der Lenkungsausschuss besteht aus zwei Personen (Auftraggeber und Benutzervertreter) und übernimmt die Rolle der Projektsicherung
    • Statt der 26 Managementprodukte werden lediglich die folgenden vier verwendet: Projekttagebuch, Projektleitdokumentation, Projektstatusbericht, Projektabschlussbericht (inkl. Erfahrungsbericht)
  • Grundprinzipien

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    Grundprinzip

    Beschreibung

    Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

    Das Projekt braucht einen berechtigten Grund für seinen Start und es muss fortwährend gewährleistet sein, dass dieses Projekt einen dokumentierten und genehmigten erwarteten Nutzen hat.
    Lernen aus Erfahrungen
    Erfahrungen aus anderen Projekten oder anderen Quellen werden gezielt mit aufgenommen und die gesammelten Erfahrungen im laufenden Projekt festgehalten.
    Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
    In einem Projekt benötigt es definierte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind.
    Steuern über Managementphasen
    Die Planung, Überwachung und Steuerung ist nach Phasen gegliedert. (siehe Prozess 3)
    Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
    Für jedes Projektziel (siehe 6 Dimensionen) werden bestimmte Toleranzen definiert, die den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen.
    Produktorientierung
    Ein PRINCE2-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen liegt. Produktorientierung könnte man auch als "Ergebnisorientierung" bezeichnen. (siehe Prozess 5)
    Anpassen an die Projektumgebung
    PRINCE2 wird für jedes Unternehmen und teilweise sogar für jedes Projekt angepasst, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit und des Risikos eingehen zu können.

  • Prozesse

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  • Themen

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    Thema

    Beschreibung
    bietet Antworten auf die Frage...

    Business Case

    Am Anfang des Projekts steht eine Idee, von der man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation erhofft. Das Thema „Business Case“ zeigt, wie die Idee zu einem lohnenden und durchführbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt und sichergestellt werden kann, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt.
    Warum?
    Organisation
    Die Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, muss die anfallenden Arbeiten an Personen delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind in der Regel bereichsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation in der Regel für Projekte ungeeignet sind. Das Thema „Organisation“ beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im PRINCE2-Managementteam, das befristet für das effektive Management des Projekts eingerichtet wird.
    Wer?
    Qualität
    Die ersten Vorstellungen vom Projekt sind meist noch nicht klar umrissen. Das Thema „Qualität“ erläutert, wie die ersten Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Teilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte erfüllen müssen – und wie das Projektmanagement sicherstellen wird, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden.
    Was?
    Pläne
    PRINCE2-Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Das Thema „Pläne“ beschreibt als Ergänzung zum Thema „Qualität“ die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden PRINCE2-Techniken. In PRINCE2 werden Pläne an die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst. Während der gesamten Projektlaufzeit sind sie die Richtschnur für die Kommunikation und Steuerung.
    Wie? Wie viel? Wann?
    Risiken
    Mit Projekten sind üblicherweise mehr Risiken verbunden als mit normalen betrieblichen Abläufen. Das Thema „Risiken“ beschäftigt sich damit, wie das Projektmanagement mit den Unsicherheiten in Plänen und der sonstigen Projektumgebung umgeht.
    Was ist, wenn?
    Änderungen (offene Punkte)
    Dieses Thema beschreibt, wie das Projektmanagement offene Punkte bewertet und behandelt, die potenziell Auswirkungen auf das Projekt haben können (insbesondere auf dessen Pläne und fertiggestellte Produkte). Offene Punkte können unerwartete allgemeine Probleme, Änderungsanträge und Qualitätsfehler sein.
    Was sind die Auswirkungen?
    Fortschritt
    Gegenstand dieses Themas ist die fortlaufende Kontrolle der Durchführbarkeit der Pläne. Es beschreibt den Entscheidungsprozess für die Freigabe von Plänen, die Beobachtung der tatsächlich erzielten Ergebnisse und den Eskalationsprozess für den Fall, dass Ereignisse nicht nach Plan laufen. Im Endeffekt wird im Thema „Fortschritt“ festgestellt, ob und wie das Projekt fortgeführt werden soll.
    Wo stehen wir jetzt? Wohin gehen wir? Sollen wir weitermachen?

  • Produktbasierte Planung

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    Diese Planung geschieht idealerweise unter Einbeziehung der hierfür relevanten Stakeholder von der Benutzer- und Lieferantenseite.

    Nach PRINCE2 beginnt somit das „Planen“ für alle 3
    Planungsebenen (Projektplan, Phasenpläne, Teampläne) stets mit den folgenden 4 Aktivitäten:

    • Beschreibung des Projektendprodukts erstellen (nur für Projektplan)
    Das Gesamtergebnis des zu erstellenden Plans wird zunächst aus Kundensicht beschrieben.

    • Produktstrukturplan erstellen
    Im Produktstrukturplan wird das Projektendprodukt in einzelne Zwischenprodukte zerlegt und schematisch dargestellt (z.B. MindMap, Diagramm).

    • Produktbeschreibungen erstellen
    Eine Produktbeschreibung ist die Spezifikation des einzelnen zu erstellenden Produkts und enthält sämtliche Qualitätsaspekte.

    • Produktflussdiagramm erstellen
    Das Produktflussdiagramm stellt dagegen die zeitliche Abfolge der Produkterstellung dar und ist die Basis für die Aufteilung des Projekts in Phasen.
    Weitere Planungen
    Im Anschluss an eine erfolgte produktbasierte Planung werden die weiteren Planungsaktivitäten ausgeführt:
    • Risiken analysieren
    • Aktivitäten und Abhängigkeiten identifizieren
    • Schätzungen durchführen
    • Zeitplan aufstellen
    • Plan dokumentieren
  • Rollen

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    PRINCE2 unterscheidet folgende 9 Rollen:
    Projekt-Lenkungsausschuss
    Führt den Prozess „Lenken des Projekts“ aus, bestehend aus den drei gleichwertigen Mitgliedern: Auftraggebervertreter (= Eigentümer des Business Case), Benutzervertreter, Lieferantenvertreter für das Produkt entwickelnden Bereiche oder externen Firmen.
    So wird die Gesamtverantwortung für das Projekt durch den Lenkungsausschuss getragen, und die Verantwortung für den Nutzen des Projektes trägt der Benutzervertreter.

    Projektmanager
    Verantwortlich für das Tagesgeschäft innerhalb der jeweils laufenden „Durchführungsphase“ innerhalb des von Lenkungsausschuss festgelegten Spielraums; beauftragt die Teammanager. Der Projektmanager nur für einen klar begrenzten Bereich, genauer eine Phase, die Verantwortung. PRINCE2 ist darauf ausgerichtet, zusätzliche Verantwortliche z. B. aus dem Unternehmensmanagement mit einzubinden.

    Projektunterstützungsteam des Projektmanagers (optional, bei eher großen Projekten).

    Projektsicherung
    Überprüft im Auftrag und im Interesse des Lenkungsausschusses die Projektergebnisse und den Projektstatus.

    Teammanager
    Verantwortlich für die Herstellung der Produkte gemäß Produktbeschreibungen.

    Änderungsaussschuss (optional)
    Handling von Änderungsanträgen und Spezifikationsabweichungen.
    Princ2 Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Projekterfolg: Warum Projekte scheitern

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    Quelle: KPMG
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    Quelle: PWC
Prince2 ist eine etablierte und weit verbreitete Projektmanagementmethode, die klare Handlungsempfehlungen für jede Phase vorgibt. Bei der Erstellung der Spezialistenprodukte kann ein Framework wie beispielsweise Scrum eingesetzt werden.
Wir übernehmen die Anpassung von Prince2 an unterschiedliche Projektgrößen und prüfen den Einsatz von Scrum.
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© 2016 Holger Mayer Consulting HMC2